Entry Level Lerninhalte

2. Informationsmanagement

2.1 Traditioneller Informationsfluss

Hintergrund

In der Vergangenheit wurde der Bau unter der Aufsicht eines kleinen Teams durchgeführt, das den gesamten Planungs- und Bauprozess überwachte. Die Gebäude wurden oft noch während ihrer Errichtung geplant, und es gab keine formale Trennung der Rollen wie heute. Aus diesem Grund wurden die Planungsinformationen in der Regel in den Händen weniger Personen gehalten und nur in begrenztem Umfang weitergegeben. Im Laufe der Zeit, als die Rollen im Bausektor formalisiert wurden, wurde auch die Art des Informationsaustauschs formalisiert, insbesondere in Bezug auf die Art und Weise, wie Informationen von einem Beteiligten zum anderen weitergegeben wurden. Diese traditionelle Sichtweise des Informationsflusses ist immer noch weitgehend präsent, zusammen mit den Fehlern, die sie mit sich bringt (obwohl neue Arbeitsweisen einige der Probleme beseitigen).

Traditioneller Informationsfluss

Im Laufe des Lebenszyklus einer baulichen Anlage werden Informationen traditionell durch formale Übergabemechanismen von einer Phase zur anderen weitergegeben. Der Inhalt dieser Übergaben wird auf konzeptioneller Ebene in folgender Abbildung dargestellt (Abbildung 4).

Abbildung 4: Wichtige Meilensteine bei der Projektübergabe (Quelle: Powerslides.com)

Zu Beginn der Planungsphasen stellen die Eigentümer/Betreiber Anforderungsdokumente zur Verfügung. Dabei handelt es sich in der Regel um Textdokumente, die eine Beschreibung aller geplanten Verwendungszwecke der baulichen Anlage enthalten und die Entwurfsabsicht sowie Standortinformationen, sofern bekannt, angeben. Am Ende der Planungsphase legen die Planer einen oder mehrere Planungsentwürfe zur Genehmigung vor. Bei diesen Konzeptentwürfen handelt es sich häufig um künstlerische Renderings oder Modelle, die die wichtigsten Elemente des künftigen Objekts zeigen, denen jedoch Details fehlen, die sie baubar machen.

In der Entwurfsphase setzen Fachleute ihr Know-how und spezielle Software ein, um Entwurfsmodelle zu erstellen und zu verfeinern. In der Vergangenheit wurden die Entwurfsinformationen in Form von zweidimensionalen Zeichnungen und Tabellen mit Informationen dargestellt. Selbst wenn die Zeichnungen mit modellbasierter Software erstellt wurden, wurden die Lieferdokumente physisch produziert und mussten von den späteren Nutzern interpretiert werden.

Während der Bauphase verwenden die Fachleute die Entwurfsdokumente und Modelle, um das gebaute Objekt zu beschaffen, herzustellen und zu montieren. Wenn eine Unklarheit in den Entwurfsunterlagen auftritt oder wenn die Umstände vorschreiben, dass ein Teil des Entwurfs nicht gebaut werden kann, müssen die Konstrukteure mit dem Entwurfsteam kommunizieren, um eine Klarstellung zu erhalten. In den meisten Fällen handelt es sich dabei um einen formellen Prozess, der im Laufe eines Projekts mehrmals vorkommen kann. Das Team erstellt außerdem ein Bauprotokoll. Selbst wenn es keine Abweichungen von den Konstruktionszeichnungen gibt, müssen sie dem Bauherrn Informationen über den Ist-Zustand zur Verfügung stellen. Dazu gehören beispielsweise das Beschaffungsdatum und die Seriennummern der Geräte.

Der Eigentümer/Betreiber erhält eine Reihe von "As-Built"-Zeichnungen der fertigen Anlage, die er für künftige Wartungs- und Reparaturarbeiten verwenden kann. In zunehmendem Maße verlangen die Eigentümer auch ein digitales Modell, das Links zu den Bestandsinformationen enthält. Diese Informationen werden während der gesamten Betriebsphase aktualisiert. Wenn die Anlage das Ende ihrer Lebensdauer erreicht, können die Informationen genutzt werden, um festzustellen, ob es Materialien oder Ausrüstungen/Geräte/Anlagenteile gibt, die eine besondere Behandlung erfordern (aufgrund ihres Wertes oder Risikos), und es können Pläne für den Rückbau erstellt werden.

Abbildungen 5: Informationen, die typischerweise zu Beginn der Lebenszyklusphase einer baulichen Anlage zur Verfügung gestellt werden

Projektbeteiligte

Die Projektbeteiligten werden im Allgemeinen in zwei Kategorien eingeteilt, je nachdem, ob sie die Arbeit genehmigen oder nicht (dies hängt auch damit zusammen, wer das Projekt beauftragt und bezahlt). Während diese Rollen seit Jahrhunderten bestehen, ändern sich die Perspektiven des Informationsmanagements, und neue Technologien und Ansätze werden standardisiert, um zu beschreiben, wie Informationen erstellt, geteilt und genehmigt werden. Die Tatsache, dass der Eigentümer einer Liegenschaft der letztendliche Entscheidungsträger ist, ist bereits hinlänglich bekannt, aber die Art und Weise, wie diese Entscheidungen getroffen werden und welche Informationen dafür erforderlich sind, wird zunehmend standardisiert.

Eine der wichtigsten Änderungen aus verfahrenstechnischer Sicht ist die zunehmende Verwendung der Begriffe "Auftraggeber" und "Auftragnehmer" (en: «Appointing» und «Appointed» Parteien) anstelle von "Eigentümer", "Planer", "Kunde" usw. Der Auftraggeber ist gleichzeitig der Besteller und Empfänger von Informationen über Werke oder Dienstleistungen. Der Auftraggeber wird oft als Kunde, Eigentümer und/oder Betreiber bezeichnet. Der Auftragnehmer ist ein Anbieter von Informationen über Werke oder Dienstleistungen. Dabei kann es sich zum Beispiel um einen Dienstleister, einen Ingenieur oder einen Unternehmer handeln.

Der Auftraggeber ist dafür verantwortlich, festzulegen, welche Informationen an ihn übermittelt werden müssen, und der Auftragnehmer ist dafür verantwortlich, zu erklären, wie er diese Informationen bereitstellen wird.

2.2 Digitalisierung

Abkehr von Papier/E-Mail/Tabellenkalkulation

Die Bauindustrie stützt sich immer noch weitgehend auf analoge und/oder benutzerdefinierte Verfahren und Arbeitsabläufe. Viele davon sind fehleranfällig und Fehler werden oft erst viel später entdeckt. Änderungen am Projekt, um diese Fehler zu beheben, können langwierig und kostspielig sein und es besteht die Gefahr, dass weitere Änderungen und Änderungsaufträge erforderlich werden. Außerdem arbeiten Spezialisten oft in Silos und ihre Arbeit kann mit der Arbeit anderer in Konflikt geraten.

Viele der Informationen aus diesen Arbeitsabläufen werden als gedruckte Seiten gespeichert, auch wenn sie mit Hilfe von Software erstellt wurden. Die Kommunikation erfolgt in der Regel per E-Mail und Berechnungen werden über benutzerdefinierte Tabellenkalkulationen durchgeführt. All dies sind Verbesserungen gegenüber älteren Arbeitsweisen, sie führen aber auch neue Fehlerquellen ein und lassen noch viel Raum für Verbesserungen.

So sind Papierausdrucke aus digitalen Quellen zwar sauberer und leichter zu interpretieren als ältere, handschriftliche und gezeichnete Methoden, aber sie müssen immer noch gespeichert und durchsucht und Messungen manuell vorgenommen werden. Papieraufzeichnungen können zwar ein gebautes Objekt leicht überdauern, aber wenn sie nicht ordnungsgemäß aufbewahrt werden, können sie leicht verloren gehen oder zerstört werden, vor allem, wenn sie nach einer Katastrophe benötigt werden.

Tabellenkalkulationen ermöglichen genauere Berechnungen und können von den Endnutzern leicht nach Belieben geändert werden. Ihre Einführung hat die Zahl und den Umfang der reinen Berechnungsfehler stark verringert, aber sie sind immer noch auf die Eingabe genauer Informationen angewiesen. Außerdem werden Tabellenkalkulationen oft für einen bestimmten Zweck erstellt und sind nicht gut dokumentiert oder gepflegt, was es schwierig wenn nicht gar unmöglich macht, standardisierte Prozesse um sie herum aufzubauen.

Die Kommunikation per E-Mail ist ebenfalls eine Verbesserung gegenüber der Kommunikation per Post oder Telefon. Sie ist schneller und bietet eine Aufzeichnung für die spätere Verwendung. Aber es handelt sich immer noch um eine Peer-to-Peer-Methode, die sich nicht gut für die Archivierung oder den Austausch wichtiger Daten auf Projektebene eignet.

2.3 Digitalisierung in der Bauwirtschaft

Ein Ziel der Digitalisierung in der Bauindustrie besteht nicht nur darin, Informationen digital zu erfassen, zu speichern und auszutauschen, sondern auch darin, diesen Informationen einen Kontext zu geben. Ein Fenster könnte als eine Reihe von zusammenhängenden Rechtecken gezeichnet und mit den entsprechenden Abmessungen beschriftet werden, aber die Person, die das erhält, muss immer noch interpretieren, was es bedeutet. Aus dem Kontext heraus wird sie wahrscheinlich annehmen, dass es sich um ein Fenster handelt, aber sie kann es auch als eine Reihe von Türen, einen Grundriss oder den Plan für einen Garten interpretieren.

Abbildungen 6: Beispiel für die Beziehung zwischen einer Zeichnung (Geometrie) und einem Objekt

Wenn man den Kontext hinzufügt, dass das beabsichtigte Objekt ein Fenster ist und die beiden Dimensionen Höhe und Breite darstellen, kann der Empfänger eindeutig verstehen, was gemeint ist.

Moderne Planungssoftware ermöglichen es, alle Aspekte eines Bauwerks auf diese Weise darzustellen, wobei die gegebenen Objekte sowohl ihre Attribute als auch ihre Beziehung zu anderen Objekten haben. So muss beispielsweise ein Fenster in Beziehung zu einer Wand oder einer Tür gesetzt werden, da es nicht allein im Raum existieren kann. Wenn die zugehörige Wand verschoben wird, bewegt sich das Fenster automatisch mit ihr. Darüber hinaus kann die Sammlung aller Objekte (das so genannte Modell) leicht verwendet werden, um andere Informationen zu ermitteln, wie die Anzahl der Fenster eines bestimmten Typs oder die Gesamtgröße aller nach Süden ausgerichteten Fenster.

Dies ermöglicht eine bessere Entscheidungsfindung und einen schnelleren Zugang zu Informationen über das gesamte Projekt.

2.4 Digitale Dokumentation

Wenn eine Anlage gebaut und betrieben wird, können sich die Beteiligten auf das Modell beziehen und den Fortschritt oder die Änderungen im Vergleich zum Modell messen. Wenn wichtige Komponenten beschafft und installiert werden, können die Seriennummern der Komponenten zu dem entsprechenden Objekt im Modell hinzugefügt und Betriebshandbücher verknüpft werden. Wartungsaktivitäten können aufgezeichnet werden wobei angegeben wird, welche Arbeiten wann und von wem durchgeführt wurden.

Die digitale Dokumentation durchläuft die gesamte Planungs-, Bau- und Betriebsphase eines Projekts und dient als fortlaufendes Dokument für die beauftragende Partei. Im Falle eines Rechtsstreits eines Projekts kann das Modellprotokoll als wichtige Informationsquelle dienen, die alle Streitparteien schützen kann.

Bei Sanierungsprojekten dient die digitale Dokumentation als erste Aufzeichnung und Referenz für die durchzuführenden Arbeiten. Je mehr Projekte digital erstellt werden, desto mehr Teilnehmer werden mit qualitativ besseren Informationen beginnen.

2.5 Mobile Tools und Zugang zu Informationen

Eine weitere Verbesserung, die durch digitale Prozesse ermöglicht wird, ist das Potenzial für einen deutlich besseren Zugang zu Informationen auf Abruf. Die zunehmende Anzahl von Teams, die örtlich getrennt arbeiten und die flexiblen Arbeitsbedingungen bedeuten, dass nicht alle Beteiligten für die meisten Entscheidungen am selben Ort sein müssen. Die Möglichkeit, von überall auf Informationen zuzugreifen, Entscheidungen zu treffen und nach alternativen Lösungen für Probleme zu suchen bedeutet, dass die Arbeit schneller und präziser erledigt werden kann und gleichzeitig weniger Stress entsteht.

Eine zentrale Technologie ist die Verwendung einer gemeinsamen Datenumgebung (Common Data Environment, CDE), in der die Teilnehmenden über eine sichere Cloud auf Informationen zugreifen und diese gemeinsam nutzen können. Viele Softwarepakete, die in den Bereichen Planung, Bau und Betrieb zum Einsatz kommen, greifen jetzt auf ein CDE zu, speichern Daten darin und verfügen über Apps, auf die über Smartphones und Tablets zugegriffen werden kann. Dadurch können die Endnutzer bei Bedarf auf Informationen zugreifen und diese aktualisieren, was die Prozesse erheblich rationalisiert und Informationsverluste verringert.

Modul 2: Zusammenfassung

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