Nivel inicial - Contenidos didácticos
2. Gestión de la información
2.1 Flujo de información tradicional
Antecedentes
Históricamente, la construcción se realizaba bajo la supervisión de un pequeño equipo que dirigía todo el proceso de diseño y construcción. A menudo, las construcciones se seguían diseñando a medida que se construían y no existía la separación formal de funciones que existe hoy en día. Por eso, la información sobre el diseño solía estar en manos de un reducido número de personas, que la compartían de forma limitada. Con el tiempo, a medida que se fueron definiendo las funciones dentro del sector de la construcción, también se fue determinando la naturaleza del intercambio de información, sobre todo en lo que se refiere a cómo se transmitía la información de un agente a otro. Esta visión tradicional del flujo de información sigue presente, junto con los defectos que introduce (aunque las nuevas formas de trabajar resuelven algunos de los problemas).
Flujo de información tradicional
A medida que un activo construido avanza a lo largo de su ciclo de vida, la información se transmite tradicionalmente de una fase a otra a través de mecanismos formales de intercambio. El contenido de estos intercambios se ilustra a nivel conceptual en la Figura 2.
Figura 3: Principales hitos de intercambios del proyecto (fuente: Powerslides.com)
En las fases de planificación, los propietarios/gestores de activos facilitan los documentos de requisitos. Suelen ser documentos de texto que contienen una descripción de todos los usos previstos del activo construido y facilitan requisitos de diseño e información sobre el emplazamiento, si se conoce. Al final de la fase de planificación, los diseñadores presentan uno o varios diseños conceptuales para su aprobación. Estos diseños conceptuales suelen ser representaciones artísticas o maquetas que muestran los elementos principales del futuro activo, pero carecen de detalles que los hagan construibles.
En la fase de diseño, los profesionales utilizan sus conocimientos y programas informáticos especializados para crear y perfeccionar modelos de diseño. Históricamente, la información de diseño se presentaba en forma de dibujos bidimensionales y tablas de información. Incluso si los dibujos se generaban mediante software basado en modelos, los documentos de entrega se producían físicamente y requerían la interpretación posterior de los usuarios.
Durante la construcción, los profesionales utilizan los documentos y modelos de diseño para adquirir, fabricar y montar el activo construido. En caso de que se perciba una ambigüedad en los documentos de diseño, o cuando las circunstancias dicten que parte del diseño no puede construirse, los constructores deben comunicarse con el equipo de diseño para recibir una aclaración. En la mayoría de los casos, esto implica un proceso formal, y puede ocurrir muchas veces durante un proyecto. El equipo también genera un registro de la construcción. Aunque no haya desviaciones con respecto a los planos de diseño, tendrán que facilitar al propietario información sobre la construcción. Por ejemplo, puede incluir las fechas de adquisición y los números de serie de los equipos.
El propietario/gestor del activo recibirá un conjunto de planos "as-built" del activo construido que podrá utilizar para futuras tareas de operación y mantenimiento. Cada vez más, los propietarios solicitan también un modelo digital que contenga enlaces a la información as-built. Esta información se actualiza durante toda la fase de explotación. Cuando el activo llega al final de su vida útil, la información puede utilizarse para determinar si hay algún material o equipo que requiera un tratamiento especial (por su valor o riesgo) para su deconstrucción.
Participantes en proyectos
Los participantes en los proyectos suelen dividirse en dos categorías, dependiendo de si aprueban el trabajo o no (esto también suele coincidir con quién inicia y paga el proyecto). Aunque estos roles han existido durante siglos, las perspectivas de gestión de la información están cambiando y se están estandarizando nuevas tecnologías y enfoques para describir cómo se crea, comparte y aprueba la información. Que el propietario de un bien construido es quien toma las decisiones en última instancia es algo que se sabe desde hace tiempo, pero cómo se toman esas decisiones y qué información se necesita para tomarlas es algo que se está normalizando.
Uno de los cambios más significativos desde el punto de vista del proceso es el uso de los términos "adjudicador" y "adjudicatario" en lugar de "propietario", "diseñador", "cliente", etc. La parte que adjudica es la receptora de la información relativa a las obras, bienes o servicios. A menudo se la conoce como cliente, propietario u operador. El adjudicatario es un proveedor de información sobre obras, bienes o servicios. Por ejemplo, puede ser un proveedor de servicios, un ingeniero o un contratista.
El Adjudicador tiene la responsabilidad de especificar qué información debe entregársele y el Adjudicatario es responsable de explicar cómo proporcionará esta información.
2.2 Digitalización
Abandonar el papel, el correo electrónico y las hojas de cálculo
El sector de la construcción sigue dependiendo en gran medida de procesos y flujos de trabajo analógicos y/o personalizados. Muchos de ellos son propensos a errores que a menudo no se identifican hasta mucho más tarde. Los cambios en el proyecto para corregir estos errores pueden ser lentos y caros, y se corre el riesgo de que requieran más cambios y órdenes de cambio. Los especialistas también suelen trabajar en silos, y su trabajo puede entrar en conflicto con el de los demás.
Gran parte de la información registrada en estos flujos de trabajo se almacena en formato papel, aunque se haya generado mediante software. La comunicación suele hacerse por correo electrónico y los cálculos se realizan mediante hojas de cálculo personalizadas. Cada una de estas formas de trabajar supone una mejora con respecto a las anteriores, pero al mismo tiempo introducen nuevas posibilidades de error y aún dejan mucho margen de mejora.
Las hojas de cálculo permiten realizar cálculos más precisos y los usuarios finales pueden modificarlas fácilmente si lo desean. Su adopción ha reducido enormemente el número y el alcance de los errores de cálculo, pero siguen dependiendo de que se introduzca información precisa. Además, las hojas de cálculo suelen estar hechas a medida y no están bien documentadas o mantenidas, lo que dificulta, si no imposibilita, la creación de procesos estandarizados en torno a ellas.
La comunicación por correo electrónico también supone una mejora con respecto a la comunicación por correo o teléfono. Es más rápida y proporciona un registro para uso futuro. Pero sigue siendo un método de persona a persona, y no es adecuado para archivar o intercambiar datos importantes a nivel de proyecto.
2.3. Digitalización en la industria de la construcción
Uno de los objetivos de la digitalización en el sector de la construcción no es sólo registrar, almacenar e intercambiar información digitalmente, sino también añadir contexto a esa información. Una ventana puede dibujarse como un conjunto de rectángulos unidos y etiquetados con las dimensiones adecuadas, pero la persona que lo reciba tendrá que interpretar lo que significa. Por el contexto, es probable que asuma que es una ventana, pero también puede interpretar que es un conjunto de puertas, un plano de planta o el trazado de un jardín.
Figure 5 Ejemplo de la relación entre un plano (geometría) y un objeto
Al añadir el contexto de que el objeto es una ventana, y las dos dimensiones representan la altura y la anchura, permite al destinatario comprender sin ambigüedades de qué se trata.
Los programas de diseño actuales permiten representar de este modo todos los aspectos de un activo construido, donde los objetos tendrán sus atributos, así como su relación con otros objetos. Por ejemplo, una ventana debe colocarse en relación con una pared o una puerta, ya que no puede existir por sí sola en el espacio. Si se desplaza la pared asociada, la ventana se desplazará automáticamente con ella. Además, la colección de todos los objetos (llamada modelo) puede utilizarse fácilmente para determinar otra información, como el número de ventanas de un determinado tipo o el tamaño total de todas las ventanas orientadas al sur.
Esto permite tomar mejores decisiones y acceder más rápidamente a la información de todo el proyecto.
2.4. Digitalización de la documentación
A medida que se construye y explota un activo, los agentes pueden consultar el modelo, así como medir los progresos o cambios en comparación con él. Cuando se adquieren e instalan componentes importantes, los números de serie de los componentes pueden añadirse al objeto correspondiente en el modelo, y los manuales de funcionamiento pueden vincularse. Las actividades de mantenimiento pueden registrarse indicando qué trabajo se hizo, cuándo y por quién.
La digitalización de la documentación se realiza a lo largo de las fases de diseño, construcción y gestión de activos de un proyecto y actúa como un entregable progresivo al Adjudicador. En caso de disputa sobre lo que se ha hecho en un proyecto, el modelo de registro puede utilizarse como una importante fuente de información que puede proteger a todas las partes en el conflicto.
En los proyectos de rehabilitación, la digitalización de la documentación sirve de registro inicial y de referencia para el trabajo que se va a realizar. Cuantos más proyectos se elaboren digitalmente, más agentes partirán de una información de mejor calidad.
2.5. Dispositivos móviles y acceso a la Información
Otra mejora facilitada por la digitalización de procesos es la mejora significativa del acceso a la información bajo demanda. El aumento de los equipos de trabajo remotos y de las condiciones flexibles significa que es probable que no todas las partes estén en el mismo lugar para la toma de la mayoría de las decisiones. Poder acceder a distancia a la información, formular decisiones y buscar soluciones alternativas a los problemas significa que el trabajo puede realizarse con mayor rapidez y precisión, al tiempo que se reduce el estrés.
Una tecnología básica es el uso de un Entorno Común de Datos (CDE) en el que los participantes pueden acceder a la información y compartirla a través de una nube segura. Muchos paquetes de software utilizados en los campos del diseño, la construcción y las operaciones ahora acceden y almacenan datos en un CDE y tienen aplicaciones a las que se puede acceder a través de smartphones y tablets. Esto permite a los usuarios finales acceder a la información y actualizarla en función de sus necesidades, lo que agiliza enormemente los procesos y reduce la pérdida de información.
Módulo 2 – Resumen en 10 puntos (lecciones principales)
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