Entry Level Lerninhalte

2. Informatiebeheer

2.1 Traditionele informatiestroom

Achtergrond

Vroeger werd er gebouwd onder toezicht van een klein team dat het hele ontwerp- en bouwproces overzag. Gebouwen werden vaak nog ontworpen terwijl ze werden gebouwd en er was niet de formele scheiding in rollen die tegenwoordig bestaat. Hierdoor bleef de ontwerpinformatie vaak in handen van een klein aantal mensen en werd deze informatie slechts in beperkte mate gedeeld. Na verloop van tijd, toen de rollen binnen de bouwsector geformaliseerd werden, werd ook de aard van de informatie-uitwisseling geformaliseerd, vooral wat betreft de manier waarop informatie werd doorgegeven van de ene belanghebbende aan de andere. Deze traditionele kijk op informatiestromen is nog steeds grotendeels aanwezig, samen met de gebreken die het introduceert (hoewel nieuwe manieren van werken sommige problemen oplossen).

Traditionele informatiestroom

Naarmate een gebouwd object zijn levenscyclus doorloopt, wordt informatie traditioneel van de ene fase naar de andere overgedragen via formele overdrachtsmechanismen. De inhoud van deze overdrachten wordt op conceptueel niveau geïllustreerd in Figuur 3.).

Figuur 3: Key project handover milestones (bron: Powerslides.com)

Voorafgaand aan de planningsfasen leveren eigenaren/exploitanten documenten met vereisten. Dit zijn meestal tekstdocumenten die een beschrijving bevatten van al het geplande gebruik van het gebouwde object en die de ontwerpintentie en informatie over de locatie bevatten, indien bekend.

Aan het einde van de planningsfase leveren de ontwerpers een of meer conceptuele ontwerpen ter goedkeuring. Deze conceptuele ontwerpen zijn vaak renderings of modellen die de belangrijkste elementen van het toekomstige object laten zien, maar die geen details bevatten die ze bouwbaar maken.

In de ontwerpfase gebruiken professionals hun expertise en gespecialiseerde software om ontwerpmodellen te maken en te verfijnen. In het verleden werd de ontwerpinformatie gepresenteerd als tweedimensionale tekeningen en tabellen met informatie. Zelfs als de tekeningen werden gegenereerd door modelgebaseerde software, werden de opleveringsdocumenten fysiek geproduceerd en moesten ze worden geïnterpreteerd door de volgende gebruikers.

Tijdens de bouw gebruiken professionals de ontwerpdocumenten en modellen om het gebouwde object aan te schaffen, te vervaardigen en te monteren. Als er een onduidelijkheid in de ontwerpdocumenten zit, of als de omstandigheden bepalen dat een deel van het ontwerp niet gebouwd kan worden, moeten de constructeurs communiceren met het ontwerpteam om een verduidelijking te krijgen. In de meeste gevallen gaat dit gepaard met een formeel proces en dit kan vele malen gebeuren tijdens een project. Het team maakt ook een verslag van de bouw. Zelfs als er geen afwijking is van de ontwerptekeningen, moeten ze as-built informatie verstrekken aan de eigenaar. Dit kan bijvoorbeeld gaan om aankoopdata en serienummers van apparatuur.

De eigenaar/exploitant ontvangt een set "as-built" tekeningen van het voltooide bedrijfsmiddel die hij kan gebruiken voor toekomstig onderhoud en reparaties. Steeds vaker vragen eigenaren ook om een digitaal model dat links bevat naar de as-built informatie. Deze informatie wordt tijdens de gebruiksfase bijgewerkt. Wanneer het bedrijfsmiddel het einde van zijn levensduur bereikt, kan de informatie worden gebruikt om te bepalen of er materiaal of apparatuur is die speciale behandeling vereist (vanwege de waarde of het risico) en kunnen er plannen worden gemaakt voor deconstructie.

Figuur 4 Informatie die gewoonlijk beschikbaar wordt gesteld aan het begin van een levenscyclusfase van een gebouwd object

Deelnemers aan het project

Deelnemers aan projecten worden over het algemeen verdeeld in twee categorieën, afhankelijk van of ze werk goedkeuren of niet (dit valt ook meestal samen met wie het project initieert en betaalt). Hoewel deze rollen al eeuwenlang bestaan, veranderen de perspectieven voor informatiebeheer en worden nieuwe technologieën en benaderingen gestandaardiseerd om te beschrijven hoe informatie wordt gecreëerd, gedeeld en goedgekeurd. Dat de eigenaar van een gebouwd object de uiteindelijke beslisser is, is al lang bekend, maar hoe die beslissingen worden genomen en welke informatie daarvoor nodig is, wordt steeds meer gestandaardiseerd.

Een van de belangrijkste veranderingen vanuit een procesperspectief is het toegenomen gebruik van de termen opdrachtgever en opdrachtnemers in plaats van eigenaar, ontwerper, klant, enz. De opdrachtgever is de ontvanger van informatie over werken, goederen of diensten. De opdrachtgever is vaak bekend als de eigenaar en/of exploitant. De Opdrachtnemer is een leverancier van informatie over werken, goederen of diensten. Dit kan bijvoorbeeld een dienstverlener, ingenieur of aannemer zijn.

De opdrachtnemer heeft de verantwoordelijkheid om te specificeren welke informatie aan hen moet worden geleverd en de opdrachtgever is verantwoordelijk om uit te leggen hoe zij deze informatie zal leveren.

2.2 Digitalisering

Afstappen van papier/e-mail/spreadsheet

De bouwsector vertrouwt nog steeds grotendeels op analoge en/of aangepaste processen en workflows. Veel daarvan zijn gevoelig voor fouten die vaak pas veel later worden ontdekt. Aanpassingen aan het project om deze fouten te herstellen kunnen traag en duur zijn en het risico bestaat dat er nog meer aanpassingen en wijzigingsopdrachten nodig zijn. Specialisten werken ook vaak in silo's en hun werk kan in conflict komen met het werk van anderen.

Veel van de informatie uit deze workflows wordt opgeslagen als afgedrukte pagina's, zelfs als deze is gegenereerd met behulp van software. Communicatie verloopt meestal via e-mail en berekeningen worden gemaakt via aangepaste spreadsheets. Dit zijn stuk voor stuk verbeteringen ten opzichte van oudere manieren van werken, maar ze introduceren nieuwe vormen van fouten en laten nog steeds veel ruimte voor verbetering.

Zo kunnen papieren afdrukken van digitale bronnen schoner en gemakkelijker te interpreteren zijn dan oudere methoden die met de hand werden geschreven en getekend, maar ze moeten nog steeds worden opgeslagen en doorzocht en metingen moeten handmatig worden uitgevoerd. Hoewel papieren gegevens gemakkelijk langer meegaan dan een gebouwd object, kunnen ze gemakkelijk verloren gaan of vernietigd worden als ze niet goed worden opgeslagen, vooral in het geval dat ze nodig zijn na een ramp.

Spreadsheets maken nauwkeurigere berekeningen mogelijk en kunnen gemakkelijk naar wens worden aangepast door eindgebruikers. Het gebruik van spreadsheets heeft het aantal en de omvang van pure

Communicatie via e-mail is ook een verbetering ten opzichte van communicatie per post of telefoon. Het is sneller en legt alles vast voor toekomstig gebruik. Maar het is nog steeds een peer-to-peermethode en niet geschikt voor het archiveren of uitwisselen van belangrijke gegevens op projectniveau.

2.3 Digitalisering in de bouwsector

Het doel van digitalisering in de bouwsector is niet alleen om informatie digitaal vast te leggen, op te slaan en uit te wisselen, maar ook om context aan die informatie toe te voegen. Een raam kan worden getekend als een reeks samengevoegde rechthoeken en gelabeld met de juiste afmetingen, maar de persoon die het ontvangt zal nog steeds moeten interpreteren wat het betekent. Vanuit de context zullen ze waarschijnlijk aannemen dat het een raam is, maar ze kunnen het ook interpreteren als een set deuren, een plattegrond of de indeling van een tuin.

Figuur 5 Voorbeeld van de relatie tussen een tekening (Geometrie) en een Object

Door de context toe te voegen dat het bedoelde object een raam is en dat de twee dimensies de hoogte en breedte vertegenwoordigen, kan de ontvanger ondubbelzinnig begrijpen wat er wordt bedoeld.

Met moderne ontwerpsoftware kunnen alle aspecten van een gebouw op deze manier worden weergegeven, waarbij de gegeven objecten zowel hun attributen als hun relatie tot andere objecten hebben. Een raam moet bijvoorbeeld worden geplaatst in relatie tot een muur of een deur, omdat het niet op zichzelf kan bestaan in de ruimte. Als de bijbehorende muur wordt verplaatst, beweegt het raam automatisch mee. Daarnaast kan de verzameling van alle objecten (het model genoemd) eenvoudig worden gebruikt om andere informatie te bepalen, zoals het aantal ramen van een bepaald type of de totale grootte van alle ramen op het zuiden.
Dit zorgt voor betere besluitvorming en snellere toegang tot informatie over het hele project.

2.4 Digitale documentatie

Terwijl een gebouwd object wordt gebouwd en gebruikt, kunnen belanghebbenden verwijzen naar het model en de voortgang of veranderingen ten opzichte van het model meten. Wanneer belangrijke onderdelen worden aangeschaft en geïnstalleerd, kunnen de serienummers van onderdelen worden toegevoegd aan het corresponderende object in het model en kunnen bedieningshandleidingen worden gekoppeld. Onderhoudsactiviteiten kunnen worden vastgelegd met vermelding van welke werkzaamheden wanneer en door wie zijn uitgevoerd.

Digitale documentatie vordert tijdens de ontwerp-, bouw- en assetmanagementfasen van een project en fungeert als een progressieve deliverable voor de aanstellende partij. In het geval van een geschil over wat er is gedaan op een project, kan het modelrecord worden gebruikt als een belangrijke bron van informatie die alle partijen in het geschil kan beschermen.

Voor renovatieprojecten fungeert digitale documentatie als een eerste verslag en een referentie voor het uit te voeren werk. Naarmate meer projecten digitaal worden uitgevoerd, zullen meer deelnemers starten met informatie van betere kwaliteit.

2.5 Mobiele tools en toegang tot informatie

Een andere verbetering die digitale processen mogelijk maken, is het potentieel voor aanzienlijk betere toegang tot informatie op aanvraag. De toename van externe werkteams en flexibele omstandigheden betekent dat waarschijnlijk niet alle partijen op dezelfde locatie zijn voor de meeste beslissingen. Het op afstand kunnen raadplegen van informatie, het ontwerpen van beslissingen en het zoeken naar alternatieve oplossingen voor problemen betekent dat het werk sneller en nauwkeuriger kan worden gedaan, terwijl de stress afneemt.
Een kerntechnologie is het gebruik van een Common Data Environment (CDE) waar deelnemers via een beveiligde cloud toegang hebben tot informatie en deze kunnen delen. Veel softwarepakketten die gebruikt worden binnen de ontwerp-, bouw- en exploitatiesector hebben nu toegang tot gegevens en slaan deze op in een CDE en hebben apps die toegankelijk zijn via smartphones en tablets. Hierdoor kunnen eindgebruikers naar behoefte informatie opvragen en bijwerken, waardoor processen sterk worden gestroomlijnd en er minder informatie verloren gaat.

Module 2 - Belangrijkste leerpunten

Ga door naar het volgende deel