Entry Level - učne vsebine
2. Upravljanje informacij
2.1 Tradicionalen pretok informacij
Ozadje
V preteklosti je gradnja potekala pod nadzorom manjše skupine, ki je nadzorovala celoten proces projektiranja in gradnje. Gradnja objektov se je pogosto začela še pred koncem projektiranja, vloge pa niso bile formalno ločene, kot so danes. Zato so bile projektne informacije običajno v rokah majhnega števila ljudi in so se izmenjevale le v omejenem obsegu. Sčasoma, ko so se vloge v gradbeništvu začele formalizirati, se je začela formalizirati tudi narava izmenjave informacij, zlasti način predaje informacij med deležniki. Ta tradicionalen pogled na pretok informacij je še vedno pogosto prisoten, in sicer skupaj z vsemi napakami, ki jih prinaša (čeprav se z novimi oblikami organizacije dela nekatere težave odpravljajo).
Tradicionalen pretok informacij
Informacije se v življenjskem ciklu grajenega sredstva tradicionalno prenašajo iz ene faze v drugo s formalnimi mehanizmi za predajo informacij. Vsebina predaje je konceptualno prikazana na sliki 3.
Slika 3: Glavni mejniki predaje projekta (vir: Powerslides.com)
V fazah načrtovanja lastniki/upravljavci zagotovijo dokumente z zahtevami. To so običajno besedilni dokumenti, v katerih so opisane vse načrtovane uporabe grajenega sredstva ter navedeni projektni namen in informacije o lokaciji, če so znane. Na koncu faze načrtovanja projektanti predložijo v potrditev eno ali več idejnih zasnov. Te idejne zasnove so pogosto umetniške upodobitve ali modeli, ki prikazujejo ključne elemente prihodnjega grajenega sredstva, vendar ne vsebujejo podrobnosti, ki omogočajo njegovo gradnjo.
V fazi projektiranja projektanti na podlagi svojega strokovnega znanja in s specializirano programsko opremo ustvarijo in izpopolnijo projektne modele. V preteklosti so bile projektne informacije predstavljene kot dvodimenzionalni načrti in tabele s podatki. Tudi če so bili načrti ustvarjeni s programsko opremo, ki temelji na modelih, so imeli dostavljeni dokumenti fizično obliko in so jih morali naknadni uporabniki interpretirati.
Strokovnjaki med gradnjo uporabljajo projektno dokumentacijo in modele za nabavo, proizvodnjo in sestavljanje grajenega sredstva. Če je projektna dokumentacija nejasna ali če zaradi okoliščin nekega dela projekta ni mogoče zgraditi, morajo gradbeni izvajalci komunicirati s skupino projektantov, da dobijo pojasnila. V večini primerov to vključuje formalen proces, ki se lahko med projektom odvije večkrat. Skupina ustvari tudi evidenco o gradnji. Lastniku mora zagotoviti informacije o zgrajenem objektu, tudi če ni odstopanj od projektnih načrtov. To lahko na primer vključuje datume nabave in serijske številke opreme.
Lastnik/upravljavec prejme sklop načrtov zgrajenega objekta, ki jih lahko uporabi pri prihodnjem vzdrževanju in popravilih. Lastniki vse pogosteje zahtevajo tudi digitalni model, ki vsebuje povezave do informacij o zgrajenem objektu. V fazi obratovanja se te informacije posodabljajo. Ob koncu življenjske dobe sredstva se lahko informacije uporabijo za odločitev o tem, ali je treba kakšen material ali opremo obravnavati na poseben način (zaradi vrednosti ali tveganja), in za načrtovanje razgradnje.
Slika 4: Informacije, ki so običajno dane na voljo na začetku posamezne faze življenjskega cikla grajenega sredstva
Udeleženci projekta
Udeleženci projektov so običajno razdeljeni v dve kategoriji glede na to, ali je njihova vloga potrjevanje dela ali ne (običajno je to usklajeno tudi s tem, kdo je pobudnik in plačnik projekta). Čeprav te vloge obstajajo že več stoletij, se vidiki upravljanja informacij spreminjajo. Ob tem poteka standardizacija novih tehnologij in pristopov za opisovanje, kako se informacije ustvarjajo, izmenjujejo in potrdijo. Splošno sprejeto je, da je lastnik grajenega sredstva končni nosilec odločitev, zdaj pa poteka standardizacija načinov sprejemanja teh odločitev in informacij, ki so potrebne za njihovo sprejemanje.
Ena od najpomembnejših sprememb z vidika procesa je pogostejša uporaba izrazov naročnik in pogodbeni izvajalec namesto lastnik, projektant, stranka itd. Naročnik je prejemnik informacij o delih, blagu ali storitvah. Naročnik je pogosto stranka, lastnik in/ali upravljavec. Pogodbeni izvajalec je ponudnik informacij o delih, blagu ali storitvah. Lahko je ponudnik storitve, inženir ali izvajalec gradbenih del.
Naročnik mora določiti, katere informacije želi prejeti, pogodbeni izvajalec pa mora pojasniti, kako bo te informacije zagotovil.
2.2 Digitalizacija
Oddaljevanje od papirja, elektronske pošte in preglednic
Gradbena industrija je še vedno močno odvisna od analognih in/ali tradicionalnih procesov in delovnih tokov, od katerih so številni dovzetni za napake, ki se pogosto odkrijejo šele veliko pozneje. Spremembe projekta, da bi se te napake odpravile, so lahko počasne in drage ter lahko zahtevajo dodatne spremembe in naročila sprememb. Strokovnjaki pogosto delajo vsak zase, zato njihovo delo ni vedno usklajeno z delom drugih.
Veliko evidentiranih informacij iz teh delovnih tokov je shranjenih v tiskani obliki, tudi če so bile ustvarjene s programsko opremo. Komunikacija na splošno poteka po elektronski pošti, izračuni pa se opravijo v prilagojenih preglednicah. Oboje ima prednosti pred starejšimi načini dela, vendar se pri tem v delo vnašajo nove oblike napak, zato obstaja veliko možnosti za izboljšave.
Papirnati izpisi iz digitalnih virov so lahko na primer jasnejši in jih je lažje razlagati kot starejše oblike, tj. ročno napisane in narisane podatke, vendar jih je treba še vedno shranjevati in iskati, meritve pa je treba opraviti ročno. Papirnate evidence lahko zlahka preživijo grajeno sredstvo, vendar se lahko, če niso pravilno shranjene, enostavno izgubijo ali uničijo, zlasti če jih potrebujemo po katastrofi.
Preglednice omogočajo točnejše izračune, končni uporabniki pa jih lahko po želji enostavno spremenijo. Z njihovo uvedbo sta se močno zmanjšala število in obseg izključno računskih napak, vendar so še vedno odvisne od vnosa točnih informacij. Poleg tega so preglednice pogosto narejene za posebne namene in niso dobro dokumentirane ali vzdrževane, zato je na njihovi podlagi težko ali celo nemogoče vzpostaviti standardizirane postopke.
Komunikacija po elektronski pošti je tudi boljša od komunikacije po pošti in telefonu, saj je hitrejša in omogoča evidenco za prihodnjo rabo. Vendar je to še vedno metoda strokovnega sodelovanja in ni najprimernejša za arhiviranje ali izmenjavo pomembnih podatkov na ravni projekta.
2.3 Digitalizacija v industriji grajenih sredstev
Cilj digitalizacije v industriji grajenih sredstev niso le digitalno evidentiranje, shranjevanje in izmenjava informacij, temveč tudi dodajanje konteksta tem informacijam. Okno je lahko narisano kot niz povezanih pravokotnikov in označeno z ustreznimi merami, vendar si mora oseba, ki te informacije prejme, še vedno razlagati, kaj pomenijo. Glede na kontekst bo verjetno sklepala, da gre za okno, vendar si lahko prikaz razlaga tudi kot niz vrat, tloris ali načrt vrta.
Slika 5: Primer razmerja med skico (geometrija) in objektom
Prejemnik lahko nedvoumno razume, kaj je mišljeno, šele ko je dodan kontekst, da je predvideni predmet okno ter da mere predstavljajo višino in širino.
S sodobno programsko opremo za načrtovanje je mogoče na ta način predstaviti vse vidike grajenega sredstva, pri čemer imajo dani objekti svoje atribute in razmerje do drugih objektov. Na primer okno mora biti postavljeno v razmerju do zidu ali vrat, saj samo po sebi ne more obstajati v prostoru. Če se z njim povezan zid premakne, se skupaj z njim samodejno premakne tudi okno. Poleg tega je mogoče zbirko vseh predmetov (tj. model) preprosto uporabiti za določitev drugih informacij, na primer števila oken določene vrste ali skupne velikosti vseh oken, obrnjenih proti jugu.
To omogoča boljše sprejemanje odločitev in hitrejši dostop do informacij v okviru projekta.
2.4 Digitalna dokumentacija
Ko je grajeno sredstvo končano in se uporablja (je torej v fazi obratovanja), se lahko deležniki sklicujejo na model ter merijo napredek ali spremembe v primerjavi z njim. Pri nabavi in vgradnji pomembnih delov je mogoče njihove serijske številke dodati ustreznemu objektu v modelu in povezati priročnike za uporabo. Evidentirajo se lahko dejavnosti vzdrževanja, pri čemer je navedeno, katero delo je bilo opravljeno, kdaj je bilo opravljeno in kdo ga je opravil.
Digitalna dokumentacija se posodablja v fazah projektiranja, gradnje in upravljanja sredstva ter je postopna izročljiva obveznost do naročnika. V primeru spora o tem, kaj je bilo pri projektu narejeno, se lahko evidenca sprememb modela uporabi kot pomemben vir informacij, ki lahko zaščitijo vse stranke v sporu.
Pri projektih prenove je digitalna dokumentacija začetna evidenca in izhodišče za delo, ki ga je treba opraviti. Čim več projektov bo izdelanih v digitalni obliki, tem več udeležencev bo imelo na voljo kakovostnejše informacije.
2.5 Mobilna orodja in dostop do informacij
Še ena izboljšava, ki jo omogočajo digitalni procesi, je možnost bistveno boljšega dostopa do informacij na zahtevo. Ker je ekip, ki delajo na daljavo, vse več, pogoji pa so prožnejši, pri sprejemanju večine odločitev niso vedno vsi udeleženci na istem mestu. Zaradi oddaljenega dostopa do informacij in sprejemanja odločitev o projektiranju ter iskanja alternativnih rešitev za težave je delo mogoče opraviti hitreje in natančneje, hkrati pa zmanjšati stres.
Ena od ključnih tehnologij je skupno podatkovno okolje (CDE), v katerem lahko udeleženci dostopajo do informacij in si jih izmenjujejo v varnem oblaku. Številni paketi programske opreme, ki se uporabljajo na področju projektiranja, gradnje in obratovanja, zdaj vključujejo dostop do podatkov in njihovo shranjevanje v skupnem podatkovnem okolju ter aplikacije, do katerih je mogoče dostopati s pametnimi telefoni in tabličnimi računalniki. To končnim uporabnikom omogoča, da dostopajo do informacij in jih posodabljajo po potrebi, kar močno poenostavi procese in zmanjša izgubo informacij.